in PROGETTI E IDEE

L’utente al centro dell’esperienza dell’evento

Butto giù una riflessione nata dopo la partecipazione ad un evento recentemente. In Italia.

Mi capita spesso, soprattutto in Italia appunto, che di ritorno da alcuni eventi io senta manifestare e condividere un alto livello insoddisfazione, un crescente livello di frustrazione derivante dal continuo malcontento e dell’esperienza vissuta non ne rimane nulla se non solo il ricordo dell’inefficienza organizzativa fatta di mal funzionamenti del wifi, poca disponibilità d’informazioni, livello di contenuto dei relatori non adeguato al costo o difficoltà nell’utilizzo dei servizi dell’evento grazie alla poca organizzazione della logistica.

Ritengo che la pianificazione di un evento non può esser sottovaluta, gestita senza criterio o superficialmente, più che mai se si ambisce ad esser un evento di successo, proprio come avviene negli eventi all’estero. E’ necessario che la “cultura dell’evento” entri nel DNA degli organizzatori, così come lo è già fuori dall’Italia, e l’organizzazione non si limiti alla sola scelta del catering o alla location migliore.

L’errore che si sta continuando a fare (e che spesso ritrovo anche in manifestazioni importanti, manifestazioni pubbliche o di grandi aziende) è quello di costruire l’evento intorno al brand, pensando che i partecipanti siano la parte finale dell’evento, dei meri spettatori a cui propinare un messaggio, un prodotto o un marchio.

E tutto questo si manifesta con una cattiva pianificazione dei processi, un superficiale dimensionamento del wifi o della connettività, la mancanza di comunicazione fisica e una logistica poco idone (audio, sala, temperatura, copertura 3G).

Questo approccio non può più funzionare e gli utenti se ne stanno accorgendo.

Oggi un evento deve esser progettato con un mix di più fattori e scelte organizzative integrate fra loro in maniera organica e studiate in modo tale da rendere l’esperienza dell’utente completa dalla prenotazione, alla fruizione dell’evento, per passare dal post evento fino al follow up.

L’utente di una manifestazione non è più un semplice partecipante, ma è (e deve esser) parte attiva in termini di amplificazione e costruzione del contenuto. L’utente è il motivo, primo, della riuscita dell’evento.

E’ fondamentale quindi focalizzare l’attenzione sull’utente, metterlo al centro dei processi di interazione e la sua esperienza fisica, nel contesto dell’evento, deve esser completamente integrata con quella digitale in una naturale continuità informativa.

L’utente al centro dell’esperienza dell’evento: ecco cosa fare per organizzare un evento oggi, che vuole ambire ad esser un riferimento.

Recentemente ho partecipato ad eventi internazionali, ed il livello come dicevo sopra è di gran lunga differente. Faccio l’esempio l’EMCWord di Las Vegas, al quale ho partecipato anche quest’anno per la seconda volta consecutiva, che ritengo forse uno dei migliori eventi ai quali abbia mai partecipato per livello di attenzione, dettaglio ed esperienza utente generata. Dalla qualità dei relatori, al livello di contenuto, alla modalità di interazione, alle tecnologie di prossimità, alla connettività, all’organizzazione maniacale fino ad arrivare a gadget, interazione stand/utente, engagement, gamification e tanto altro. E non parliamo di un evento da poche persone, ma di un evento da circa 15K persone partecipanti in 5gg.

Sintetizzando quanto detto sopra e che, a mio avviso, un evento deve necessariamente avere oggi affinché possa raggiungere un livello di coinvolgimento alto e un risultato eccellente, i cinque concetti chiave sono:

  • produrre contenuti rilevanti ed assicurarsi che il pubblico riceva informazioni di interesse e valore, indipendentemente dal brand
  • dare al pubblico il controllo delle informazioni ed una gestione / fruizione migliore del servizio attraverso l’utilizzo di tutti i canali informativi a disposizione evitando malfunzionamenti proprio nel momento della partecipazione all’evento
  • aumentare i touch point, che grazie alle tecnologie mobile, di prossimità (pensate a NFC, RFid, QrCode, iBeacon) e di contatto (totem, wall interattivi, pavimenti, schermi, macchinette e distributori), possano abilitare il pubblico all’interazione con il contenuto dell’evento permettendo così di contribuire alla costruzione del contenuto e del valore, come vogliono, quando vogliono e in nelle modalità che conoscono.
  • costruire una relazione con l’utente che inizi con la fase di registrazione, sia viva ed interattiva durante l’evento e prosegua post evento con informazioni rilevanti, materiale e follow up.

Apparentemente sembra tutto molto semplice. Apparentemente.

Nei prossimi mesi (dal 25 al 28 settembre) supporterò, in qualità di direttore tecnico/creativo, l’evento AppyDays a Todi nel quale cercherò di capitalizzare l’esperienza fatta all’estero ed i concetti raccolti in questo post. Siete ovviamente invitati. Enjoy.