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Getting Things Done: l’arte dell’efficienza

Un annetto fa dopo aver scritto un post sul Culto del Fare ho conosciuto casualmente, in rete, un sistema di produttività personale chiamato Getting Things Done (GTD) di David Allen. A differenza di altre metodologie di time management e idee rivoluzionarie di metodi di lavoro in cui vengono fatte fantomatiche premesse inneggianti alla possibilità di “lavorare di meno“, “esser meno stressati” e cose similari, questa metodologia dal titolo “The Art of Stress-Free Productivity” o anche l’arte del “Fare in modo che le cose vengano fatte” mi ha stuzzicato l’attenzione e l’interesse. In breve tempo questa metodologia mi ha talmente attratto che ne sono diventato un fervido fautore e quando posso cerco di utilizzare questa metodologia per mettere ordine alle mille idee che mi vengono continuamente in testa.

Il concetto fondamentale del GTD è basato sulla necessità che ha una persona di sgombrare le cose da fare dalla propria mente e di registrarle ed organizzarle da qualche parte. Il metodo consiste nel «liberare la mente dal lavoro di ricordare ogni cosa che deve essere fatta» e, quindi, concentrarsi pienamente sull’ «eseguire questi compiti».

Getting Things Done nasce dal titolo del libro del 2001 nel quale David Allen ha descritto e definito la metodologia a seguito di anni di lavoro in qualità di consulente aziendale. Il libro è un breve trattato relativo a questa metodologia e rimane semplice e chiaro proprio perchè spiega in modo concreto e pratico i cardini e le caratteristiche di questo metodo, evitando voli pindarici ed esempi inutili.

A primo impatto la GTD potrebbe sembrare un metodo chiuso con le sue regole da seguire ed applicare, ma nella realtà, una volta applicato e messo in pratica, ci si accorge rapidamente che si tratta di un insieme di linee guida molto flessibili che possono essere adattate a diversi stili, tipi di lavoro individuali e professionalità e plasmata secondo la propria sensibilità personale e alcune proprie caratteristiche. A differenza di altre metodologie e altri approcci di esperti di gestione del tempo, David Allen nel suo libro non pone la sua attenzione sulle priorità dei compiti, ma raccomanda di creare delle liste di compiti, concernenti una situazione e suggerisce di eseguire immediatamente dei compiti se questi richiedono meno di 2 minuti.

La psicologia del GTD è basata su tre azioni principali: memorizzare, tracciare e ripescare dalla memoria. In questo modo riusciamo facilmente e piacevolmente a recuperare tutte le informazioni relative alle cose da fare limitandone lo sforzo cognitivo-emotivo. Allen asserisce inoltre che molti dei blocchi che noi generalmente incontriamo riguardo al portare a termine determinate attività sono causati da una insufficiente chiarezza di cosa si vuole ottenere e quali sono le specifiche azioni necessarie per ottenere il risultato. Secondo Allen il nostro ‘sistema di promemoria’ mentale è piuttosto inefficiente e raramente si ricorda che cosa dobbiamo fare, nel momento e nel luogo in cui dobbiamo farlo. Di conseguenza, il ‘sistema a fiducia‘ di memorizzazione in base al contesto delle ‘prossime azioni’ da fare (ancore mentali) agisce come un supporto esterno, che ci assicura che si presentino i giusti ricordi e al momento giusto. Nel libro sono riportati molti trucchi che possono aiutare a mettere in pratica il flusso di lavoro descritto da Allen.

Una sintetica descrizione del GTD tratta dal libro di Allen Ready for Anything e ripresa da Wikipedia:

Get everything out of your head. Make decisions about actions required on stuff when it shows up — not when it blows up. Organize reminders of your projects and the next actions on them in appropriate categories. Keep your system current, complete, and reviewed sufficiently to trust your intuitive choices about what you’re doing (and not doing) at any time.

che si potrebbe tradurre con:

Fai uscire ogni cosa dalla tua mente. Prendi le decisioni riguardo le azioni necessarie quando il problema si presenta – non quando esplode. Organizza i promemoria dei tuoi progetti e le loro prossime azioni in categorie appropriate. Tieni il tuo sistema aggiornato, completo e rivisto sufficientemente per dare fiducia alle scelte su quello che stai facendo (e quello che non stai facendo) in ogni momento.

Il principi fondamentali su cui si basa la GTD sono una rivisitazione del ciclo di trasmissione dell’informazione del Knowledge management: nello specifico i cinque termini che identificano le fasi sono Raccolta, Metodo, Organizzazione, Revisione e Fare.

Insomma, applicando questi 5 principi e le relative azioni, secondo la tesi di David Allen ed il suo metodo Getting Things Done, si può rendere semplice, facile e divertente lo svolgimento di attività che bisogna svolgere, ed essere meno incline a procrastinare o ad essere sopraffatto da troppi ‘anelli aperti’. Io lo sto facendo.